A burocracia é normalmente vista como um conjunto de exigências que traz maior morosidade aos processos. Por isso, é encarado como um problema e o antônimo de agilidade, eficiência e também produtividade na gestão de manutenção.
É verdade que toda empresa precisa burocratizar (ou formalizar) suas operações — isso no sentido real da teoria administrativa. Acontece que o excesso de exigências e o complexo gerenciamento das informações tornaram um caos a rotina de muitos empreendedores, comprometendo também a produtividade das equipes.
Por isso, trazemos neste post algumas soluções que visam desburocratizar as atividades no setor de manutenção. Conheça as tendências e melhores práticas do mercado para dar maior agilidade aos processos!

Digitalização dos registros

Burocracia é símbolo de papéis. É verdade que a gestão há anos utiliza formulários e documentos impressos para fazer registros. Mas esse cenário já mudou. Estamos na era da transformação digital. Esses novos recursos são indispensáveis para empresas que desejam iniciar um processo de desburocratização.
Arquivos digitais e a nuvem têm substituído armários e pastas com papelada, reduzindo custos e espaço e garantindo maior eficácia no gerenciamento dos documentos.
Essa digitalização pode ser feita por meio de softwares de gerenciamento especialistas no setor da gestão de manutenção, conhecidos como EAM (Enterprise Asset Management). São plataformas que permitem:

• dar acesso a diversos usuários para acessar e registrar dados;
• gerenciar informações de diferentes unidades do negócio;
• reunir registros em uma única plataforma;
• automatizar coleta de dados por meio de dispositivos IoT (Internet das Coisas).

Segundo uma pesquisa realizada pela empresa de consultoria A.T. Kearney, publicada na revista Industry Week pesquisou 558 empresas em que o uso de software de gestão de empresas conseguiu:

• aumentar a produtividade global dos processos em 28,3%;
• reduzir em 20,1% o tempo de inatividade dos equipamentos;
• economizar 19,4% no custo dos materiais.

Mobilidade e acessibilidade

Um dos grandes desafios impostos pela burocracia é a necessidade da presença física para a aprovação de relatórios, assinaturas, concessão de acesso a dados etc. O ideal é adotar ferramentas de gestão que possam garantir a constante disponibilidade dos registros aos colaboradores autorizados.
Existem no mercado tecnologias de softwares de gestão integradas a aplicativos para celulares e tablets, sistemas de assinatura digital, armazenamento em nuvem, entre outros. São instrumentos que permitem ao gestor acessar e gerenciar os processos de manutenção onde quer que esteja.

Autonomia

Grande parte da burocracia ocorre pela dependência que as equipes têm dos seus gestores. Por isso que é fundamental mudar a cultura da empresa e estabelecer uma relação de trabalho que forneça aos funcionários maior autonomia para realizar suas tarefas.

Lembre-se que autonomia não é sinônimo de independência. Na verdade, significa que seu colaborador poderá ter maior liberdade de atuação dentro da cultura organizacional e das diretrizes definidas para o seu setor. Suas equipes serão mais eficientes, terão maior sentimento de pertencimento e boa parte dos processos burocráticos será reduzida.

Atualização e simplificação de processos

Os tempos mudam. Surgem novas leis, algumas obrigações deixam de ser necessárias, procedimentos se tornam obsoletos e os processos da empresa precisam ser revistos. Mesmo que certas tarefas ainda tenham validade, é necessário analisar de forma crítica se realmente estão sendo eficientes ou se podem ser substituídas ou abandonadas.
Muitos gestores de manutenção podem se apegar a sistemas antiquados que não agregam nenhum valor ao negócio ou ao seu setor. Por isso, a ideia é atualizar e simplificar os procedimentos para que ocorram da forma mais fluida possível.
Umas das chaves para garantir maior produtividade na gestão de manutenção é se livrar de processos burocráticos inúteis. Muitos deles se tornam um gargalo que impedem o crescimento do negócio e a satisfação das equipes na realização dos seus trabalhos.

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