Confira neste artigo algumas dicas para otimizar os processos na gestão de facilities da sua empresa! Sendo assim, aprenda a planejar!

A gestão de facilities pode parecer uma tarefa fácil, mas na realidade não é. Em muitas empresas, as manutenções são realizadas conforme os problemas ou falhas aparecem, ao invés de realizar uma manutenção preventiva. Porém, lidar com as falhas de uma forma emergencial pode afetar significantemente a produtividade da empresa. Sendo assim, veja o que pode ser feito para otimizar a gestão de facilities:

1) Terceirização de setores

Contrate empresas especializadas em serviços que não são o foco do seu negócio, tais como limpeza, reformas, tecnologia, entre outros. Por isso, faça uma pesquisa para se certificar da qualidade dos serviços prestados pela contratada, e escolha uma que se encaixe no perfil de sua própria empresa. 

2) Planejamento de processos

Uma gestão de facilities em que não há planejamento corre o risco de estar sempre envolto na resolução de problemas. Sendo assim, para evitar que isso aconteça é necessário que se faça presente as seguintes etapas de planejamento: 

• Estratégia: determinar as expectativas em resultados de uma certa ação;
• Tática: os procedimentos a serem aplicados;
• Operação: a prática das táticas previamente elaboradas;
• Manutenção: gestão do ciclo de vida de produtos e serviços;
• Modernização: implementação de melhorias e modernizações.

3) Treinamentos

Elaborar e oferecer treinamentos, ou até mesmo forjar parcerias com empresas especializadas é essencial para alinhamento de objetivos. A proposta de um treinamento é otimizar o serviço prestado, portanto devem ser vistos e entendidos como investimento, e não como um gasto desnecessário. 

4) Feedbacks

Evite falhas de comunicação com a equipe alinhando as metas, e caso algo esteja diferente do esperado, informe aos integrantes. Se algo precisa ser criticado, faça isso de forma construtiva, pois assim você está ajudando a melhorar os processos. Elogios são essenciais para sinalizar quando um trabalho está sendo bem-feito e também serve como motivação para a equipe.     

5) Integração das equipes

O trabalho flui melhor em um ambiente em que há proximidade entre os funcionários. Crie um ambiente em que eles se sintam parte de um todo, conhecendo os valores de sua empresa, sabendo o que é esperado deles e que podem contar com você caso seja necessário. 

6) Gestão de custos

Os custos são de extrema importância para a gestão de facilities. Portanto, simule os investimentos necessários para a manutenção preventiva e para as soluções de problemas. Além disso, encare melhorias no patrimônio e a aquisição de novos sistemas, como um investimento a longo prazo.